Tres claves para organizar el trabajo de los autónomos

Uno de los principales problemas a los que tiene que enfrentarse un autónomo es la gestión del tiempo. Con largas jornadas laborales y diferentes acciones dentro de su actividad, que no siempre están relacionadas con el desarrollo de la actividad, puesto que hay que atender facturas, contabilidad, declaraciones de renta… se hace complicado poder sacar tiempo para todo y también para tener momentos de ocio y descanso.

Pero no es tampoco una misión imposible. Sólo hay que aprender a gestionar el tiempo, lo que puede hacerse siguiendo tres consejos básicos, pero fundamentales, que pueden aplicarse siempre que se tengan claros los objetivos que se han planteado en el trabajo para comprobar si se consiguen o no.

El primer paso es organizar el horario. Los autónomos con frecuencia suelen estar disponibles las 24 horas del día y siempre están preparados para atender a cualquier cliente, duda… o situación a través del teléfono, e-mail… ya sea domingo o se esté todavía desayunando y no se haya comenzado la jornada laboral. La situación suele empeorarse si además se trabaja en la propia casa o el despacho o centro de trabajo está cerca del hogar.

Una situación que puede cambiarse estableciendo un horario fijo para el tiempo de trabajo que hay que cumplir con exactitud, de manera que se aprovechen al máximo esas horas de trabajo y se haga una labor mucho más eficiente. El horario puede ser extenso, pero se debe respetar el tiempo de descanso, para ocio o hobbies, y de acciones como desayunar, comer, cenar… para estar más fresco ante la jornada laboral y conseguir un mayor rendimiento.

El segundo consejo fundamental es llevar la agenda al día. En muy útil disponer de una agenda en la que se anoten las tareas pendientes, pudiendo optar por las que ofrecen las tabletas o teléfonos móviles inteligentes que avisan de cada tarea pendiente y descartan las que ya se han realizado. De esta manera, se puede programar el tiempo que se dedicará exclusivamente a trabajar, aparte de programar reuniones, visitas o cualquier otra actividad.

Finalmente, es fundamental priorizar, porque de nada sirven los dos pasos anteriores si no se establece un orden de prioridades, marcando el trabajo que es urgente para darle esa prioridad y aplazar posibles reuniones o encuentros u otras gestiones que pueden esperar, pero sin olvidarlas para resolverlas a posteriori.

Marc Soriano

Coach ejecutivo

Consejos básicos para las pymes familiares ante la crisis

Las empresas familiares tienen una serie de particularidades por las que es necesario que ante la crisis se tomen precauciones adicionales y se extreme el cuidado en aquellas que toda empresa es conveniente que adopte.

Una de las primeras medidas es extremar el control de gestión para tener especial cuidado en los ingresos y en los gastos, aparte de estar muy atentos a la previsión de tesorería a corto y medio plazo y a la evolución del mercado, que no debe perderse de vista ni un solo segundo para que la empresa pueda dar una respuesta rápida a los posibles cambios, y a la de las ventas.

Fundamental es estudiar los costes e ingresos en cada posible escenario para estimar situaciones de máximo y mínimo riesgo, además de prever posibles escenarios y actuaciones de contingencia en cada uno de ellos. Y, por supuesto, no hay que olvidarse de analizar bien los presupuestos y de ajustar la cuenta de resultados prevista sobre los gastos de la empresa siempre que sea posible, ya que la existencia de pérdidas hace aumentar las posibilidades de que la empresa cierre. En el caso de deudas, los esfuerzos se deben centrar en tratar de conseguir financiación, lo que no es fácil hoy en día, pudiendo optar también por la refinanciación, entre otras fórmulas.

También es conveniente en tiempos de crisis volver a analizar y estudiar las decisiones que se han adoptado recientemente para ir comprobando si son las adecuadas y siguen respondiendo a las necesidades de ese momento, de manera que, en caso contrario, se puedan dirigir hacia el nuevo escenario.

Y, al igual que las decisiones, hay que revisar los proyectos e inversiones en curso para seguir adelante con los que puedan tener un efecto directo en el crecimiento de la empresa y que puedan seguir siendo asumibles económicamente y retardar aquellos que no sean proyectos e inversiones clave. No obstante, todas las decisiones, no sólo las relativas a proyectos e inversiones, deben tomarse con cautela y valorándolas suficientemente.

Entre otros aspectos a revisar están los acuerdos de familia en aquellos casos en los que la crisis esté afectando seriamente a la empresa, así como la política de capitalización por si es preciso inyectar dinero, pudiendo ser interesante que ese aumento de capital, si es necesario, se realice con miembros de la familia que no han aportado efectivo nunca aunque sean socios.

E, igualmente, es importante cuidar la comunicación, que debe gestionarse de forma adecuada también en momentos de crisis para todos los diferentes públicos con los que la empresa pueda tener relación como la banca, proveedores, administradores, socios, empleados, miembros de la familia empresaria y clientes, entre otros. Además, hay que ser cautos en el volumen de información porque tan negativo puede ser el silencio como un exceso de información. Hay que administrarla.

Marc Soriano

Coach ejecutivo

La confianza y la angustia

No te preocupes excesivamente por lo que debes hablar o como lo debes decir en una conversación. No hemos de obsesionarnos con los oyentes y su posible juicio, sino hablar de lo que sentimos en nuestro corazón, o sea, de lo que genuinamente pensamos y deseamos decir en ese momento; Dentro de nosotros percibimos lo que queremos decir; Para ello, es fundamental prestarle oído a tu interior, ENTRAR EN CONTACTO CONTIGO, esto te liberará de la angustia frente aljuicio de los demás. Estáte en ti, no en los demás. Permíteles a los otros pensar y decir lo que quieran, pero recuerda que:

• No necesito estrujarme la cabeza para saber lo que piensan. No soy adivino de mentes.
• No dependo de SU juicio, no estoy ante SU tribunal y no me estremezco ante SU sentencia.
• No tengo que demostrar lo que valgo, soy sencillamente yo mismo.
• No tengo que someterme continuamente a la presión de tener que quedar bien con los demás.
• No tener que justificarme me quita presión y me aporta serenidad y confianza en mi mismo.

Cuando no se ha sido AMADO INCONDICIONALMENTE en la infancia (y tan sólo nos sentíamos queridos cuando hacíamos lo que nuestros progenitores querían y como lo querían) esta es una prueba que cuesta superar ya que tenemos grabado en el subconsciente más profundo la falsa creencia de que hemos de hacer “méritos” para que los demás nos proporcionen la estima que tanto ambicionamos, y que es horrible si no la obtenemos. NO hay que entrar en el victimismo de culpar a nuestros padres, tan sólo se trata de abandonar esos juegos autodestructivos y dedicarnos a vivir genuinamente en consonancia con lo que realmente somos y deseamos para nuestra vida.

No se trata de reprimir o tapar la angustia, sino de hablar con ella (percibiéndola pero NO enfureciéndome con esa parte de mí mismo, la dureza con uno mismo siempre brota del no creerse lo suficientemente bueno en algún aspecto de la vida), entonces destaparemos las FALSAS PRESUPOSICIONES TAN ARRAIGADAS EN NOSOTROS, falsas creencias en las que se basa dicha angustia, creencias como pensar que si cometo un error no valgo nada, y que si hago algo fuera de lo previsto, los demás me considerarán un loco.

Mucha gente tiene miedo a mirar en su interior porque creen que solo encontrarán cosas malas, ese pensamiento solo les crea mayor angustia, pero si puedo mirar a mí propio interior sin horrorizarme ni temer, entonces dejo de sentir angustia frente a mi mismo y mi paz interior puede brotar. Como cualquier lugar desconocido, las profundidades de nuestra mente puede dar miedo al principio, pero si puedes irlo descubriendo sin juzgarte, comprendiendo el como eres y la razón de porqué eres y pensaste hasta ahora así, no puedes más que sentir alivio al encontrarte contigo mismo, con tu ser que siempre estuvo ahí esperándote para que le dieras la mano.

Para no paralizarme por la angustia, he de ACEPTARLA y familiarizarme con ella. La angustia paralizante me señala las falsas presuposiciones fundamentales de mi vida: por ejemplo, la presuposición fundamental de que no debo cometer errores porque, de lo contrario, sería menospreciado por los demás. En el momento en que LE PONGO LUZ y me doy cuenta de esta falsa presuposición que hay en mí, le quito su poder, la transformo en la autorización sana siguiente: Puedo cometer errores. Soy valioso también con mis errores. Para mí puede ser importante ser juzgado bien, pero no he de vivir sólo de eso y para eso.

La confianza en uno mismo NO significa en absoluto presentarse hacia fuera como una persona segura de sí misma, quien se limita a hacer constar únicamente sus puntos fuertes vive siempre angustiado ante la posibilidad de que le quiten la máscara de la cara, en cambio, quien acepta con serenidad también los propios errores y traba amistad con sus lados sombríos, puede entablar relaciones tranquilas con otras personas. No siente angustia ante la posibilidad de que los demás puedan descubrir sus debilidades. Las conoce y las asume, pero no las pregona a los cuatro vientos, ya que quien pregona sus debilidades, usualmente lo hace para distraer la atención de los demás sobre otras debilidades más profundas que posee.

Confianza es ante todo en entrar en contacto con ese núcleo más íntimo y tomar conciencia de que soy único e irrepetible, independientemente de lo que los demás piensen de mí. Esto me da libertad y paz interior.

Autor: Anselm Grün

Marc Soriano
Coach ejecutivo

Fases en la creación de empresas

Seguir una estructura lógica y coherente es el primer paso para poder afianzar los cimientos de una empresa desde su base. Existen cuatro etapas cronológicas en la creación de una nueva empresa que todo emprendedor debe de considerar para alcanzar el éxito.

La idea de negocio

La idea que ha tenido un emprendedor es el motor fundamental que da vida a un negocio potencial. Sin una buena idea no existe un buen negocio. En esta fase de la creación de la empresa, se debe de investigar si esa idea es viable en la práctica para poder llevarla a cabo. En caso de que no sea viable al cien por cien, el emprendedor puede buscar la forma de adaptar su idea a la realidad. Es decir, en esta fase, se debe de concretar al máximo la idea de negocio de acuerdo a objetivos reales, medibles, cuantificables y temporales.

La idea de negocio está vinculada con la investigación de oportunidades profesionales en un contexto concreto. Por tanto, se debe de analizar las necesidades del entorno para poder comprobar si existe un potencial negocio en ese lugar. Tan importante es la empresa que se pretende montar como la elección del lugar ideal. Puedes someter tu idea de negocio al análisis Dafo, es decir, al análisis de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que plantea tu idea para tener una visión global.

Una idea de negocio será un éxito cuando cubre una necesidad insatisfecha en un grupo de población concreto. Por tanto, el emprendedor puede detectar una carencia importante.

El plan de negocio

En la segunda fase de la creación de una empresa el emprendedor debe centrarse en elaborar el plan de negocio que constituye distintas etapas del proceso de creación. Es un documento que detalla los pasos a seguir y que puede ser la mejor carta de presentación para presentar el proyecto ante un posible inversor, por ejemplo, o para captar el interés de posibles socios. El plan de negocio es el itinerario a seguir que a modo de una brújula marca las pautas a seguir. Dentro del plan de negocio queda integrada la presentación de la empresa, características del producto, los trámites legales a seguir en la constitución de la misma, recursos necesarios para montar el negocio, estudio de la competencia, plan de marketing, plan de recursos humanos y organización de la empresa.

Recursos de la empresa

La parte material es la que dota de realidad a una idea previa. A través de los recursos, el emprendedor analiza cómo llevar a la práctica una idea concreta. La parte material es una de las más difíciles de lograr para algunos emprendedores, todavía más en tiempos de crisis económica. En este apartado no sólo se debe de considerar la forma de conseguir financiación sino también, el modo de reducir costes o de minimizar los riesgos.

Por ejemplo, es aconsejable alquilar el local antes de comprarlo para iniciar el camino emprendedor. Del mismo modo, también es posible valorar la posibilidad de comprar algunos de los materiales de segunda mano, por ejemplo, parte del mobiliario.

Puesta en marcha del negocio

Es la fase de mayor satisfacción en tanto que el emprendedor empieza a sentir poco a poco la satisfacción de ver su sueño cumplido. Tras una etapa de mucho esfuerzo, empieza a disfrutar de los frutos alcanzados, siendo consciente de que después de abrir un negocio, sigue un proceso de consolidación constante. Existe un libro que puede ser de mucha utilidad para todos los emprendedores porque contiene todos los pasos necesarios para montar un negocio.

Marc Soriano

Coach ejecutivo

¿Sabes diferenciar entre tus amigos de trabajo y tus verdaderos amigos?

Muchos de nosotros trabajamos por lo menos 8 horas diarias y vemos a la misma gente todos los días. Por lo tanto, es de lo más normal convertirnos en amigo de nuestros compañeros de trabajo. Sin embargo, ¿alguna vez has pensado si tus amigos de trabajo son tus verdaderos amigos?

Hay una diferencia entre los verdaderos amigos (que estarán allí para nosotros en los tiempos difíciles o a quienes invitaremos a nuestra casa para disfrutar de una cena), y nuestros amigos del trabajo con los cuales nos juntamos para el almuerzo o la hora del descanso porque nos toca permanecer en el mismo edificio cada día. Es más difícil para los jóvenes profesionales hacer esta distinción porque muchos provienen de haber conseguido amigos en la escuela. Vamos a clases, conocemos gente nueva y hacemos amigos. Muchos de nosotros pensamos que algo similar debe suceder también en la oficina.

Sin embargo, un ambiente de trabajo es muy diferente a un ambiente escolar. Es más estructurado y tiene más reglas. Sólo porque vemos a la misma gente 40 horas a la semana no significa que vayan a ser nuestros nuevos mejores amigos. Por supuesto, puede haber ocasiones en que realmente encontremos a un verdadero amigo en el trabajo, pero en general, es muy raro.

¿Cómo saber si alguien es realmente nuestro amigo o un amigo de trabajo?

Recomiendo hacernos algunas preguntas para entender si esta persona es sólo un amigo de trabajo o un amigo de verdad.

¿Compartimos actividades con nuestro amigo fuera de la oficina y sobre todo los fines de semana?

¿Conoces a otros amigos de tu amigo fuera de la oficina?

¿Conociste a alguien importante en la vida de tu amigo?

¿Si hay una oportunidad de ascenso entre nosotros y nuestro amigo y es él quien consigue la promoción, entonces, estaríamos felices por el logro conseguido por nuestro amigo?

Si nuestro amigo dejó de trabajar, ¿aún nos reunimos con él?

Si llegamos a contestar “sí” a todas estas preguntas, felicidades, hemos encontrado a un verdadero amigo en el trabajo. Si no, puede ser que sea mejor para nosotros mantener una cierta distancia con sus amigos de trabajo.

Consejos para mantener un trato correcto con quienes sólo son amigos de trabajo

Establezca límites: No discutir sus asuntos personales con sus amigos de trabajo.

No chismes: No chismes sobre los demás en la oficina, especialmente acerca de su jefe o supervisor. Nunca se sabe, tal vez esta persona parece como un amigo para ti, pero en realidad no lo es.

No tomar todo personal: Recuerda, esto es una oficina y se tiene que cooperar entre todos para hacer las cosas. Por lo tanto, si tenemos un problema con uno de nuestros amigos de trabajo, lo mejor es resolver este problema inmediatamente.

Ser profesional: No importa lo que pase, siempre se debe ser cortés y profesional.

¿Y tú sabes diferenciar a tus amigos de trabajo? ¿Sientes que has estado en lo correcto en lo equivocado con tus consideraciones todo este tiempo?

Marc Soriano

Coach ejecutivo