No importa en qué trabajes o en dónde, todo el mundo siempre trata de ser más productivo en su oficio. Aumentan los cafés por día, llenan sus listas con pendientes, sin embargo estas cosas no nos llevan para nada cerca de nuestro pico de productividad.
¿Por qué estamos tan obsesionados con el tema de la productividad? Tal vez porque en esta era digital, estar enfocados en una sola tarea, evitando todo tipo de distracciones es más difícil en nuestro quehacer diario.
Existe una búsqueda incansable por tener un día mucho más productivo pero esto nos ha llevado a un mal concepto de lo que realmente es la productividad. Es más que poner checks en una lista de pendientes. La gente productiva no se enfoca en hacer más cosas. Al contrario, si quieres ser productivo, tendrás que pasar a hacer menos actividades.
El experto en administración de proyectos y productividad, Tony Wong, nos da algunos secretos sobre aquello que tanto buscamos. ¿Qué tal si los ponemos en práctica?
1. Corta tu lista de pendientes a la mitad: Tener una lista grande de actividades para un día no quiere decir que te mates tratando de cumplir con todo dentro de tus 8 horas de trabajo. Menos es más, así que divide esa lista y enfócate en completar correctamente estas tareas.
2. Toma descansos: El dolor de cabeza después de varias horas trabajando es generalmente la señal de que debes tomar un descanso. Tu cerebro ya utilizó toda la glucosa que tenía y es hora de ir a dar una caminata, comer y tomar algo o solo sentarte a meditar. Volverás recargado y con mayores probabilidad de ser eficiente.
3. Sigue la regla del 80/20: Solo el 20% de lo que haces al día produce el 80% de los resultados. Elimina las cosas sin importancia de tu día de trabajo.
4. Enfócate en tí por las mañanas: Cuando recién despiertes, ni se te ocurra revisar tu correo o tu agenda. Empieza el día con un buen desayuno, leyendo las noticias, meditando o haciendo ejercicio. Esto asegurará las energías necesarias para tu día productivo.
5. Lo más difícil primero: Realiza las tareas más arduas en las primeras horas pues tu cerebro está más fresco y con mayor energía para enfrentarlas. Si tienes reuniones u otras cosas más simples, prográmalas para la tarde.
6. Cuidado con los emails con CC: Si recibes un email donde hay mucha gente copiada como CC, y tu buzón se llena de otros emails derivados, levanta el teléfono y habla en vez de perder tiempo con otros correos más. No involucres a gente de tu equipo que no tiene por qué enterarse de otras cosas que no les compete.
7. Crea un sistema: Seguro ya tienes algunos hábitos en cuanto al trabajo. Maneja tus distracciones con un sistema. Para aquellos que están pendientes del email de manera compulsiva, planea un horario en la mañana, en la tarde y en la noche para revisarlo. De otra manera te perderás en tu casilla en lugar de alcanzar otros objetivos mucho más importantes.
8. No confundas productividad con pereza: Esta última es la mayor enemiga de la productividad. Ir a reuniones o revisar los emails son realmente formas de evitar hacer el trabajo real. Pon tu atención en aquellas cosas que son prioritarias.
9. Deja el multitasking: Muchos dicen que el multitasking es una gran habilidad hoy en día, sin embargo ¡detente! Deja de hacer 10 cosas a la vez. Cambiar tus actividades más de 10 veces al día hace que tu coeficiente intelectual decaiga. Haz las cosas de manera efectiva y eficiente haciendo una cosa a la vez.
Marc Soriano
Coach ejecutivo
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